Interview med Jon Lerche, Senior Lean Project Manager – Management Consultant – PhD. Student, og Kristian Birch Pedersen, CEO & Founder, M.sc. (VivEng), Master of IT, PhD

På trods af, at der er teknologier tilgængelige, som beviseligt kan løse hovedparten af de udfordringer der giver overskridelser af tidsplaner og budgetter i byggeriet, spænder ”plejer-kulturer” ben for at metoderne kan implementeres. Det konstaterer Jon Lerche og Kristian Birch Pedersen. Begge har de erfaret, at traditionelle metoder til projekt- og risikostyring af byggeriet trumfer nyeere og mere intelligente metoder. Alene med det belæg, at ”det plejer vi ikke – så det virker nok ikke.”

Overordnet styring med lokationsbaseret tidsplanlægning

PhD studerende Jon Lerche, forsker indenfor optimering af byggeledelse. Han tager afsæt i teorier fra blandt andet LEAN Construction og Last Planner, og runder i den forbindelse også lokationsbaseret tidsplanlægning. Med afsæt i de teorier, har han sat sig for at undersøge, hvilke optimeringsmetoder der giver mening i de forskellige stadier af processen. Jon har dannet en forståelse fra byggeindustriens erfaringer og søgt at overføre kendte metoder til offshoreindustierne; olie/gas, samt vind hvor han dagligt opererer. Han identificerede ret hurtigt, at mange af de udfordringer man tumler med i produktionssystemerne, går på tværs af industrier med forsvindende lille varians.

I forbindelse med et case studie, fandt Jon ud af, at lokationsbaseret tidsplanlægning er et af de værktøjer der kan optimere projektplanlægningen og dermed produktionssystemet, fordi metoden kan skabe en takt i opgaverne. En overordnet styring. I forbindelse med det pågældende case studie, lavede Jon en risikoanalyse af tidsplanen i forbindelse med etablering af en vindmølle park.

Betydeligt reduktion i bemandingen

”Med afsæt i den lokationsbaserede metode, kunne jeg hurtigt identificere en række alvorlige udfordringer i tidsplanen. Nogle områder var overbooked, så håndværkere måtte stå og vente på at andre håndværkere blev færdige, imens andre områder stod uudnyttede hen. Ved bedre planlægning af ressourcer, kunne der ganske enkelt reduceres betydeligt i bemandingen, uden at forlænge byggeperioden. Med traditionelle Gantt-baserede planlægningsmetoder kan det være svært at identificere risici i tidsplanen, som kolliderende arbejdsopgaver eller uhensigtsmæssige ressourceplaner, på samme måde som man kan med lokationsbaseret tidsplanlægning.” 

Ifølge Jon har ”plejer” stor magt. I mange udbud er der fx indskrevet, at tidsplanen skal være Gantt-baseret selvom det, gang på gang, er påvist, at lokationsbaseret tidsplanlægning giver et langt bedre overblik, og en større indsigt i udfordringer i tidsplanen, så der kan rettes op i tide. 

”Plejer” vandt over åbenlyse fordele

”I forbindelse med en anden case kunne jeg, efter en risikoanalyse med afsæt i den lokationsbaserede metode, påvise muligheden for at skabe en langt bedre udnyttelse af ressourcerne. Samtidig koblede jeg aktiviteter i tidsplanen med betalinger, og kunne i sidste ende påvise muligheden for at skabe et langt mere økonomisk fordelagtigt cash-flow. Men på trods af synliggørelsen af de åbenlyse fordele, valgte den pågældende virksomhed at fortsætte med den ”gamle” plan. Det er interessant at ”plejer” har så stor magt, når fordelene er så åbenlyse.”   

Lykkelig uvidenhed vælter korthuset

Til spørgsmålet om hvorfor det er sådan svarer Jon: ”I dette tilfælde havde chefen købt ind på metoden, men mellemlederne i virksomheden undergravede den med egne agendaer og indirekte argumenter om, at det aldrig ville virke. I dette specifikke tilfælde viste det sig, at organisationen bagved havde en større magt end først antaget for projektet. Beslutninger blev styret af individers holdninger til forandringer. Generelt tror jeg det hænger sammen med, at fejlene ikke bliver så synlige med Gantt. Der ligger en masse ekstra skjulte omkostninger man ikke kan se. Man lever i lykkelig uvidenhed indtil korthuset vælter. Jeg tror, at den enkelte skal have oplevet massive udfordringer på egen krop, før man kan se lyset og vælger en anden vej.”

Positive erfaringer skal tegne en ny virkelighed

Jon fortsætter: ”Der skal et paradigme skifte til. Vi skal sætte vores lid til de unge der endnu ikke er præget af ”plejer”. Og muligvis kan det præge de ældre i branchen der vil trække mod ”plejer”. Uddannelse og forsat formidling af positive erfaringer skal tegne en ny virkelighed. Og så skal vi gøre fordelene meget konkrete. En reduktion i ressourcer fra 80 til 20 mand indenfor samme tidsramme – det er til at forstå – og det er svært at sige nej til. Eller, at 5 mand sidder stille i 14 dage, fordi de håndværkere der er foran dem, ikke er færdige. Det er den slags konkrete eksempler, der kan ændre mind-sets.”

Få ildsjæle flytter grænserne og driver innovation i byggeriet

Kristian Birch Pedersen, PhD, Indehaver og CEO i firmaet Exigo, der er specialister i at implementere nye teknologier i byggebranchen, oplever de samme udfordringer: ”Der er nogle få ildsjæle rundt om i byggeriet, som virkelig gør et stort stykke arbejde for at flytte branchen og ændre kulturen. Hos Exigo hjælper vi mange store bygherrer med at implementere teknologier, der kan tage på fx flere supersygehusprojekter, og her var vi aldrig kommet ind, hvis der ikke havde siddet en projektdireltør/projektchef/projektleder med ambitioner om at: ”Det må simpelthen kunne gøres bedre”, og som så har modet til at gå en anden vej.” 

Kristian Birch fortsætter: ”Men vi støder, ligesom Jon, også på medarbejdere i organisationerne, som grundet sund skepsis og uvidenhed, gerne vil bevare status quo. På de projekter, hvor vi har været med i flere år, og hvor vi har leveret adskillige positive resultater, er også skeptikerne blevet overbevist. Det er virkelig fedt at opleve.” 

Nye intelligente Busieness Intelligence (BI) Dashboards er fremtiden

Exigos har på flere store hospitalsprojekter udviklet og implementeret en række nye unikke BI Dashboards. Traditionelle metoder til afrapportering indeholder en række risici. En af dem er, at informationerne farves af forskellige agendarer inden de når bygherres bord. Fx en formand der gerne vil fakturere så meget som muligt, en byggeleder der har en “god fornemmelse”, eller en bygherrerådgiver som gerne vil stå i et positivt lys. De nye intelligente Dashboards, er ikke farvet af agendaer. Det er baseret på eksakte data. Bygherre eller byggeledelse logger ind via web/tablet/mobil og kan følge fremdriften dag for dag. En grafisk visning af de bagvedliggende data, giver et overblik over risici og fremdrift på projektet i forhold til kvalitet, tid og økonomi. I stedet for at halte bagefter og slukke ildebrande, er bygherre 10 skridt foran og kan rette op i tide. Kristian Birch Pedersen fortæller: ”Vi får meget positiv feedback på de nye Dashboards. De kan give bygherre præcist det overblik der er brug. Datadrevet rådgivning, der ikke er farvet af agendaer eller mavefornemmelser, er fremtiden i byggeriet. Bygherre bliver oplyst om fordele og risici ved forskellige scenarier, så han kan tage en kyndig og velorienteret beslutning, med høj beslutningskvalitet.”