Kompleksitet i overgangen fra byggeriets udførelse til drift.

I dansk byggeri er man i de seneste år blevet mere opmærksom på grænsefladen mellem byggeriets udførelse og den efterfølgende aflevering og idriftsættelse. Eksempelvis er commissioning-begrebet blevet adopteret fra skibsindustrien, hvilket fordrer en proaktiv dialog- og kvalitetsstyringsproces med fokus på projektets totaløkonomi og installationernes samspil.

Ligeledes skriver værdibyg følgende, i deres manual for drift-orienteret byggeproces, om idriftsættelse- og aflevering; ”Perioden er ofte meget intens med fokus på fejl og mangler, men en god idriftsættelse kræver, at der afsættes ressourcer til dialog mellem driftsorganisationen og de udførende samt at brugernes behov bliver tilgodeset.”

I den forbindelse er der særligt to aspekter, der giver anledning til overvejelser.

• Entreprenørs ansvar i forbindelse med byggefasen ophører og ansvaret for at sikre den videre fremdrift i den samlede byggeproces ligger dermed udelukkende ved bygherre.
• Byggefasen afsluttes og bygherre skal projektstyre i faseovergangen mellem byggeriets udførelse og drift.

Disse to aspekter er med til at komplicere bygherres opgave, nedenstående uddyber et par af de faktorer, der spiller ind;

1) Overdragelse af ansvar i komplekst byggeri.

I begrebet komplekst byggeri ligger blandt andet at overtagelse ikke blot handler om at modtage en nøgle til at færdiglavet og køreklart byggeri, der kan driftes fra dag et. Selv hvis der tages udgangspunkt i et optimalt byggeri hvor AB92 aflevering sker i fuldstændig overensstemmelse med indgået aftaler, vil der fortsat være en lang række aspekter/opgaver, som det er op til bygherre at håndtere, for at sikre at den videre fremdrift. Dele af disse opgaver kan styres ved at lægge en commissioningproces på tværs hele byggeriets projektforløb, hvilket bl.a. danner rammene for dialog og kvalitetsstyring vedr. installationernes samspil og overtagelse. Men forpligtigelser ifm. commissioningaktiviteter udgør kun del af det samlede bygherreressourcebehov, hvilket betyder, at behovet ofte kan være svært at afdække tilstrækkeligt. Ofte er bygherre opmærksom på, at der hen mod afleveringsforretning og indflytning vil være et stigende ressourcebehov, men sjældent i stand til af kortlægge det og bliver dermed heller ikke i stand til at finde/frigøre tilstrækkelige bygherreressourcer til at varetage alle bygherres forpligtigelser ifm. bygherreleverancer, som blandt andet dækker over:

• Indhentning af relevante godkendelser (eksempelvis skal der, for et hospitalsbyggeri, indhentes over 15 forskellige myndigheds- og funktionsgodkendelser)
• Planlægning og styring af blandt andet adgangsforhold, vagtværn, uddannelse af personale, kontrol af systemleverancer, driftsopstart, implementering af nye IT-systemer, rengøring, affaldshåndtering, nødprocedure og meget mere.
• Fagteknisk opfølgning ifm. commissioningprocessen (herunder systemleverancer)
• Flytning (både fysisk inventar og udstyr såvel som daglig drift) fra eksisterende byggeri

2) Projektstyring i en faseovergang.

Foruden ovennævnte overvejelser, er det værd at være opmærksom på, at der tale om projektstyring i en af projektets vigtigste faseovergange. I faseovergange skal projektledelsen bl.a. afslutte og dokumentere den forrige fase (herunder modtage byggeriet), håndtere forsinkelser og afvigelser, planlægge og igangsætte den næste fase samt varetage adskillige andre enkeltstående og tilbagevendende opgaver. Uanset hvordan byggeriets projektorganisation er sat op, vil denne faseovergang kræve, at bygherre opretholder et skarpt overblik.

Dertil kommer at der i komplekst byggeri er tale om et unikt byggeprojekt, der kræver tilpasning og derfor ikke kan løses/planlægges vha. off-the-shelf løsninger. Der findes ikke en fuldendt checkliste, der indeholder en komplet opgaveoversigt for bygherre og i mange tilfælde starter øvelsen allerede ved at identificere/afdække hvor det er et bygherreressourcebehov.

Samlet set er de to ovennævnte punkter ofte udslagsgivende for potentielle problemer for bygherre sent i projektet, hvorfor det er kritisk at risikoafdække og planlægge for faseovergangen på forkant – hvilket stiller ekstremt store krav til bygherreorganisationen.

Eksempelvis har jeg for nyligt afleveret to rapporter til projektledelsen for henholdsvis Det Nye Hospital Vest (DNV) og Nyt Aalborg Universitetshospital (NAU). Rapporterne analyserede bygherres samlede interne ressourcebehov i forbindelse med overgang fra byggeriets udførelse til drift (herunder bygherreleverancer, bygherres hhv. byggetekniske opgaver, administrative opgaver samt opgaver relateret til opstart/overtagelse af drift). Og selvom projektledelsen på begge projekter var sammensat af yderst kompetente og erfarne profiler, er der ingen tvivl om, at der foreligger en stor arbejdsopgave i at planlægge, risikoafdække, overtage og projektstyre gennem den forstående overgang drift.

De oplevelser og erfaringer jeg har gjort mig i forbindelse med de to ressourcebehovsanalyser, har givet anledning til ovenstående betragtninger – lad mig endelig vide hvis du har kommentarer eller input.

Martin Veis

Bygherrerådgiver, Exigo A/S