5 fejl i din tidsplan som du ikke opdager med Gantt

Proces til optimering af en tidsplan

Sværger du til Gantt? Eller cyklogrammer? Eller begge dele?

Uanset om du sværger til Gantt eller Cyklogrammer (lokationsbaseret tidsplanlægning), eller begge dele, kan nedenstående 5 råd råd helt sikkert hjælpe dig et stykke hen ad vejen.

Fejl no 1)

Kolliderende arbejder 

Kolliderende arbejder betyder i praksis, at der er områder af byggepladsen, hvor flere fag arbejder samtidig på en uhensigtsmæssig måde. Entreprenørerne spilder typisk tiden med at vente på hinanden, og det bliver svært for dem at holde akkorden. “Først til mølle” bliver praksis for entreprenørerne på pladsen, og grundlag for daglig irritation.

I cyklogrammet vil kolliderende arbejder vise sig, hvor to cyklogrammer (de skrå streger) krydser hinanden. Se illustrationen.

Med lokationsbaseret tidsplanlægning ses kolliderende arbejde som skærende linjer (cyklogrammer)

Fejl no 2)

Byggepladsens mange zoner/områder bliver ikke maksimalt udnyttet

Når der i en tidsplan kun planlægges tid og aktiviteter og ikke på områder samtidig, bliver konsekvensen Fejl no 1 og Fejl no 2. For selvom der er områder der er overfyldt, er der typisk tilsvarende områder af bygepladsen, der står tomme og uudnyttede hen. Entreprenørerne arbejder, hvor der tilfældigvis er plads. Det giver et afbrudt flow i den række af aktiviteter de skal udarbejde, og afbrudt flow, betyder igen, at de ikke kan holde deres akkord.

I cyklogrammet vil et uudnyttet område vise sig, som stor afstand (hul) imellem to skrå streger. Når der er afstand – er der ingen planlagte aktiviteter på det område. Se illustrationen.

Lokationsbaseret tidsplanlægning viser ubenyttede lokationer på byggepladsen

Fejl no 3)

Tidsplaner giver fagentreprenørerne mange “start og stop”

Fejl no 3 har også stor betydning for entreprenørernes arbejdsflow og akkord. I tråd med ovenstående udfordringer, giver mange “start og stop” ventetid for entreprenørerne. Tilfældige aktiviteter der udføres tilfældige steder, giver tilfældige ventetider. Men også uoverensstemmelser imellem afhængigheder og bemanding har betydning for mange “start og stop”. Eksempel. Mureren kan ikke sætte fliser op, inden tømreren har monteret indvendige skillevægge i badeværelset. Der er en afgørende afhængighed imellem tømrer og murer – også kaldet kritisk vej.

Hvis der er i det tilfælde, er færre tømrersjak på pladsen, vil de arbejde “langsomt”, og hvis der samtidig er mange murersjak, vil de arbejde “hurtigt”. Det vil i praksis betyde, at murernes arbejde vil blive præget af ventetid. De kan ikke komme til – før tømrerne er færdige.

I cyklogrammet kan “start og stop” aflæses som en afbrudt linje. Som i illustrationen nedenfor. Malerne må mande op – eller elektrikerne må mande ned – for at få et godt flow imellem de to fag.

Med lokationsbaseret tidsplanlægning afsløres ventetid i tidsplanen

Fejl no 4)

Ujævn bemanding og uro på byggepladsen

Et fast antal sjak fra hvert fag, der arbejder i et stabilt og kontinuerligt flow, hvor de kan starte i nummer 1 og slutte i nummer 100, er klart at foretrække. Og hvis planlægning af bemanding ikke er en integreret del af tidsplanlægningen, bliver konsekvensen det modsatte, nemlig en byggeplads med uro og opbrud. Eksempel. Tømrerne oplevede, på grund af manglende planlægning, massiv ventetid den ene dag hvor de var 6 sjak på pladsen. De besluttede derfor for at sende halvdelen af sjakkene til en anden byggeplads i nærheden. Det er ikke optimalt for ressource kurven, at der er 6 sjak den ene dag, og 3 sjak den næste dag.

Ressourcerne på graferne, der er dannet på baggrund af den lokationsbaserede tidsplan og data om produktionstider og sjak, kan justeres op og ned for en stabil bemanding og et godt flow imellem aktiviteterne. Se illustration for et “rigtigt” eksempel på optimering af bemanding for hhv. VVS og tømrer.

Før og efter optimering af bemanding med lokationsbaseret tidsplanlægning

Fejl no 5)

Mangelfuldt overblik over konsekvenser når tidsplanen skrider

Når først tidsplanen er lavet, og byggesagen kører, vil der altid komme uforudsete hændelser, der rykker ved den planlagte tidsplan. Med cyklogrammer kan du lave forecasts, der med det samme illustrerer konsekvensen af ændringer. Du kan illustrere, hvad en eventuel forsinkelse betyder for slutdatoen, og du kan nå at korrigere og rette op, inden det er for sent. Eksempel. Hvis tømreren er forsinket 14 dage, og melder til byggemødet “pyt, vi skal nok nå det alligevel”, kan du med det samme illustrere, præcis hvad konsekvens den forsinkelse har, for de efterfølgende fag, og for den endelige afleveringsfrist.

Nedenfor kan du aflæse, hvilken konsekvens malerens forsinkelse får for elektrikeren. Elektrikeren får mange “start og stop” med ventetider, og den endelige afleveringsdato forsinkes betydeligt.

Lokationsbaseret tidsplanlægning viser konsekvensen af forsinkelser i prognoser

*****

Kunne du tænke dig at lære den metode, der kan give dig vished for de fejl, der er i din tidsplan?

*****

Og kunne du tænke dig, at blive i stand til, at lave en tidsplan der giver folkene på pladsen, de allerbedste betingelser for at udføre deres arbejde i et sund miljø?

*****

Du kan allerede nu få et gratis excel tool, hvor du kan prøve at arbejde med cyklogrammer, og få en forståelse for metoden. Den kan du bestille her

I januar afholder vi kurser i cyklogrammer/lokationsbaseret tidsplanlægning med schedule planner. Level 1 (nybegynder) og et level 2 (øvet). Afholdes både i Købehavn og Aarhus.

Du kan blive skrevet på venteliste ved at sende en mail til Kristina Ekkersgaard, ke@exigo.dk.

Læs mere om indhold på kurset her.

PS. har du travlt – kan vi lave tidsplanen for dig

Har du travlt, og ønsker du hjælp til at udarbejde eller tilrette din tidsplan, kan vi gøre det for dig. Vi har specialister i lokationsbaseret tidsplanlægning, der sidder klar til at hjælpe. Kontakt Kristina Ekkersgaard på: ke@exigo.dk eller 53555905