Kompleksitet i overgangen fra byggeriets udførelse til drift.
In Danish construction, there has been an increased focus in recent years on the interface between construction execution and the subsequent handover and commissioning. For instance, the maritime industry has adopted the concept of commissioning, promoting a proactive dialogue and quality management process with a focus on the project's total economy and the interaction of installations.
Likewise, Værdibyg writes the following in their manual for an operation-oriented construction process about commissioning and handover: "This period is often very intense, with a focus on defects and deficiencies, but successful commissioning requires allocating resources for dialogue between the operational organization and the executing parties and ensuring that user needs are met."
In this context, there are two aspects in particular that give rise to considerations.
- The contractor's responsibility in connection with the construction phase ceases, and the responsibility for ensuring the continued progress in the overall construction process lies solely with the client.
- The construction phase is completed, and the client needs to project-manage the transition between construction execution and operation.
These two aspects contribute to complicating the client's task, and the following elaborates on a couple of the factors at play:
1) Overdragelse af ansvar i komplekst byggeri.
I begrebet komplekst byggeri ligger blandt andet at overtagelse ikke blot handler om at modtage en nøgle til at færdiglavet og køreklart byggeri, der kan driftes fra dag et. Selv hvis der tages udgangspunkt i et optimalt byggeri hvor AB92 aflevering sker i fuldstændig overensstemmelse med indgået aftaler, vil der fortsat være en lang række aspekter/opgaver, som det er op til bygherre at håndtere, for at sikre at den videre fremdrift. Dele af disse opgaver kan styres ved at lægge en commissioningproces på tværs hele byggeriets projektforløb, hvilket bl.a. danner rammene for dialog og kvalitetsstyring vedr. installationernes samspil og overtagelse. Men forpligtigelser ifm. commissioningaktiviteter udgør kun del af det samlede bygherreressourcebehov, hvilket betyder, at behovet ofte kan være svært at afdække tilstrækkeligt. Ofte er bygherre opmærksom på, at der hen mod afleveringsforretning og indflytning vil være et stigende ressourcebehov, men sjældent i stand til af kortlægge det og bliver dermed heller ikke i stand til at finde/frigøre tilstrækkelige bygherreressourcer til at varetage alle bygherres forpligtigelser ifm. bygherreleverancer, som blandt andet dækker over:
- Obtaining relevant approvals (for example, for a hospital construction, over 15 different regulatory and functional approvals need to be obtained).
- Planning and management of access conditions, security, personnel training, control of system deliveries, operational startup, implementation of new IT systems, cleaning, waste management, emergency procedures, and much more.
- Technical follow-up during the commissioning process (including system deliveries)
- Flytning (både fysisk inventar og udstyr såvel som daglig drift) fra eksisterende byggeri
2) Projektstyring i en faseovergang.
Foruden ovennævnte overvejelser, er det værd at være opmærksom på, at der tale om projektstyring i en af projektets vigtigste faseovergange. I faseovergange skal projektledelsen bl.a. afslutte og dokumentere den forrige fase (herunder modtage byggeriet), håndtere forsinkelser og afvigelser, planlægge og igangsætte den næste fase samt varetage adskillige andre enkeltstående og tilbagevendende opgaver. Uanset hvordan byggeriets projektorganisation er sat op, vil denne faseovergang kræve, at bygherre opretholder et skarpt overblik.
Additionally, in complex construction, we are dealing with a unique construction project that requires adaptation and, therefore, cannot be solved/planned using off-the-shelf solutions. No complete checklist includes a comprehensive task list for the client. In many cases, the exercise begins with identifying/uncovering where there is a client resource need.
Samlet set er de to ovennævnte punkter ofte udslagsgivende for potentielle problemer for bygherre sent i projektet, hvorfor det er kritisk at risikoafdække og planlægge for faseovergangen på forkant – hvilket stiller ekstremt store krav til bygherreorganisationen.
Eksempelvis har jeg for nyligt afleveret to rapporter til projektledelsen for henholdsvis Det Nye Hospital Vest (DNV) og Nyt Aalborg Universitetshospital (NAU). Rapporterne analyserede bygherres samlede interne ressourcebehov i forbindelse med overgang fra byggeriets udførelse til drift (herunder bygherreleverancer, bygherres hhv. byggetekniske opgaver, administrative opgaver samt opgaver relateret til opstart/overtagelse af drift). Og selvom projektledelsen på begge projekter var sammensat af yderst kompetente og erfarne profiler, er der ingen tvivl om, at der foreligger en stor arbejdsopgave i at planlægge, risikoafdække, overtage og projektstyre gennem den forstående overgang drift.
De oplevelser og erfaringer jeg har gjort mig i forbindelse med de to ressourcebehovsanalyser, har givet anledning til ovenstående betragtninger – lad mig endelig vide hvis du har kommentarer eller input.
Martin Veis
Bygherrerådgiver, Exigo A/S